採用を進めたい。でも、社内に詳しい人がいない。社長も総務担当者も日々の業務に追われ、求人票やホームページの見直しまで手が回らない。こうした悩みを抱えていませんか。
採用の計画づくりから、求人票・ホームページの整備まで依頼できる支援先はあります。 砂川大輔事務所も、建設業・製造業の中小企業を対象に、実務を支援しています。
専任の採用担当者がいない会社でも、役割を決め、外部の力を組み合わせて採用を進められます。この記事では、社内の分担、外注できる業務、支援先の選び方を解説します。
1. 社内では「決める人・現場を説明する人・窓口」を決める
最初に、次の3つの役割を誰が担うか決めましょう。小規模な会社では、一人が複数の役割を兼ねる形でも構いません。
| 役割 | 主に担うこと | 建設業・製造業での具体例 |
|---|---|---|
| 経営者・採用方針を決める人 | 職種・人数・時期、募集条件、予算、採否を決める | 経験者の補充を優先するか、未経験者を育てて増員するかを判断する |
| 現場を説明する人 | 実際の仕事、必要技能、育成体制、働き方を伝える | 工事の担当範囲、加工工程、使用設備、入社後に教える作業を説明する |
| 社内の窓口 | 資料の取りまとめ、確認の依頼、応募連絡をつなぐ | 支援先からの質問を現場へ回し、原稿の確認者と期限を整理する |
総務担当者を窓口にする場合も、専門的な仕事内容は現場責任者、待遇や採用方針は経営者が確認します。確認する人と返答の期限を決めておくと、原稿作成や更新を進めやすくなります。
まずは、この表の役割に社内の人の名前を入れてみてください。兼務する人が無理なく担えるよう、確認や打合せの時間も確保します。
2. 最初に採りたい職種と「選ばれる理由」を整理する
複数の職種で人手が足りない場合は、優先して採用したい1職種を選びます。そのうえで、経営者と現場で次の認識を合わせましょう。
- 任せたい仕事と、必要な人数・時期
- 入社時に必要な技能と、入社後に教えられること
- 給与、休日、勤務時間、勤務地などの募集条件
- 採りたい人が仕事選びで重視すること
- その人にとって、自社を選ぶ理由になる特徴
差別化の材料は、実際の仕事や働き方の中にあります。 経営者に加え、現場責任者や働いている社員にも話を聞き、同じ地域・職種の求人と照らし合わせて整理します。
例えば建設業なら、直受け比率、移動方法、出張の有無、指導体制などです。近隣の現場が中心であれば、地元で生活を続けたい人の判断材料になります。製造業なら、担当工程や設備、身につく技能を具体的に伝えることで、技術を磨きたい人が入社後を想像しやすくなります。
給与以外の特徴が見えなければ、求職者は給与などの分かりやすい条件を中心に比較することになります。自社の特徴を伝えると同時に、募集条件や働く環境に改善できる点がないかも確認してください。
整理した内容は、A4用紙1枚程度の募集方針にまとめると、求人票やサイトを作る際に共有しやすくなります。
差別化や応募が来ない原因の確認点は、「求人を出しても応募が来ない 建設業・製造業の中小企業が見直したい6つのポイント」で詳しく解説しています。
3. 採用支援はどこまで外注できる？業務ごとの分担を整理する
「採用支援」という名称でも、依頼できる仕事はサービスによって異なります。方針の助言、原稿作成、サイト制作、情報発信など、業務ごとに対応範囲を確認しましょう。
以下は、当事務所の支援内容を踏まえた分担例です。
| 業務 | 外部へ依頼する実務の例 | 社内で担うこと |
|---|---|---|
| 採用計画・人材要件 | 現状の整理、必要な人材・優先順位の提案 | 事業方針・人員体制の共有、募集条件の決定 |
| 採用で伝える魅力 | 取材、情報整理、伝える内容の提案 | 現場・社員の取材協力、事実の確認 |
| 求人票 | 構成・原稿作成、改善 | 仕事内容・待遇・条件の確認と承認 |
| ホームページ・採用サイト | 構成、原稿、制作・改修 | 既存サイトの管理情報、写真・資料の共有、内容確認 |
| 記事・資料・情報発信 | 制作、合意した範囲での投稿・更新 | 新しい取り組み等の情報共有、公開内容の確認 |
| 振り返り・改善 | 数字と内容の確認、改善提案、修正 | 応募・採用状況の共有、次の方針の判断 |
| 担当者育成 | 操作・判断方法の共有、手順やひな型の整備 | 担当者の参加、実務の練習、運用時間の確保 |
応募者への連絡、日程調整、面接の実施まで依頼したい場合は、候補となるサービスに対応の有無を確認してください。これらの業務を誰が担うかも、募集を始める前に決めておきます。募集条件や採否は、企業側で判断します。
外注後も、打合せ、取材への協力、原稿確認などの時間は必要です。依頼する仕事とあわせて、社内で発生する作業も具体的に確認しましょう。
当事務所のこだわり｜計画と制作を、ひとつの窓口で進める
当事務所は、要員計画・採用戦略から求人票・サイト・記事の制作、発信まで対応します。取材で確認した仕事内容や採用方針を各媒体へ反映し、複数の依頼先に背景を説明する手間を抑えます。依頼を考える際は、「必要な成果物」と「社内で確認する人」を書き出してみてください。最初に任せる範囲を相談しやすくなります。
4. 方針をそろえ、求人票・サイト・発信を進める
採用の準備は、現在使っている求人票やサイトの確認から始めます。応募状況と社内の体制も踏まえ、次の流れで進めましょう。
- 現状を確認する。 求人票・サイト・応募状況を見て、不足している情報と優先課題を整理する。
- 方針をそろえる。 採用対象、募集条件、選ばれる理由、募集経路、役割分担を決める。
- 応募を検討できる情報を整える。 求人原稿や採用ページに必要な情報を載せ、応募先まで分かりやすく案内する。
- 発信と改善を続ける。 情報を更新し、応募状況や選考中に受けた質問をもとに、次に直す点を考える。
求人票とサイトは、必要に応じて並行して整えます。既存の会社サイトに採用情報を追加する方法もあり、独立した採用サイトの新設やSNSの開設が、すべての会社に必要とは限りません。
急いで採用したい場合は、現在の求人で修正できる部分から着手します。例えば、仕事内容の不足を補い、応募先を明確にしたうえで、社員への取材や採用ページの充実を進める形です。制作中も募集を続けられるよう、作業の順番を相談しましょう。
5. 支援先は、業界理解・実務・社内負担を確認して選ぶ
支援先を比較するときは、実際に誰が、どこまで担当するかを確認します。次の質問を、相談や見積もりの際に使ってみてください。
| 比較する項目 | 聞いておきたい質問 |
|---|---|
| 建設・製造の業務理解 | 工事や製造工程、必要技能をどのように把握しますか？ |
| 計画と実務の範囲 | 方針の提案後、原稿作成・制作・更新まで対応しますか？ |
| 実際の担当者 | 相談、取材、制作、運用はそれぞれ誰が担当しますか？ |
| 社内に必要な協力 | 打合せ・情報提供・原稿確認など、当社の作業は何ですか？ |
| 費用と成果物 | 契約に含まれる作業・制作点数・修正範囲・別途費用は何ですか？ |
| 支援終了後の運用 | サイトや原稿、アカウント、手順はどう引き継げますか？ |
業界への理解は、相談時の質問でも確かめられます。「製造スタッフ」という職種名から、担当する工程、扱う設備、求める技能まで具体的に話を進められるかを見てください。複数人が担当する場合は、情報の共有方法と連絡窓口も確認します。
費用は、含まれる作業と社内に残る仕事をそろえて比べましょう。当事務所の費用と支援範囲は、料金プランでご案内しています。
当事務所のこだわり｜相談で伺った背景を、そのまま実務へ
ご相談から企画・制作・運用まで、私、砂川大輔が担当します。工事や製造工程、必要技能、働き方を確認し、採用要件と原稿へ反映します。同じ担当者と、優先順位や修正内容を相談できる体制です。最初のご相談では、求人票や担当工程が分かる資料を1つ共有いただけると、必要な支援を具体的にお話しできます。
6. 総務担当者が続けられる仕事を、少しずつ増やす
将来、社内で採用活動を続けたい場合は、外部支援を受けながら担当者が経験を積む進め方を相談しましょう。採用業務が初めての総務担当者なら、次の仕事から取り組めます。
- 募集情報の変更点を、経営者や現場に確認する。
- 写真や社員の話など、発信用の材料を集める。
- 応募件数と対応状況を記録する。
- 確認済みの原稿や写真を更新する。
- 支援先と状況を振り返り、次に直す箇所を考える。
操作方法に加えて、「どの情報を更新するか」「誰の確認を受けるか」という判断の手順も共有します。担当者の時間と習熟度を見ながら任せる仕事を増やし、待遇の変更や重要な採用方針は経営者が判断します。
採用方針、求人原稿、写真・取材素材、サイトの管理情報、更新手順、振り返りの記録を残すと、次の募集にも活用できます。制作物の権利、アカウントの管理権限、支援終了後の利用条件は、契約時に確認しておきましょう。
当事務所のこだわり｜制作物と、運営のしかたを引き継ぐ
採用サイトを構築した製造業の支援では、管理権限と運営ノウハウを依頼企業へ引き継ぎました。当事務所でも、担当者と一緒に実務を進め、更新や判断の手順を共有します。引き継ぐものは依頼時に確認しておきましょう。原稿・素材・管理情報・手順がそろうと、次の採用でも活用しやすくなります。
この経験は、システムブレーンのインタビューでも紹介されています。www.sbrain.co.jp
7. 相談前は、手元にある情報を集めればよい
外部への相談に向けて、まず次の情報を集めてみてください。
- 採りたい職種・人数・時期。 未確定なら、人手が足りず困っている業務。
- 現在の求人票とサイト。 会社サイトや採用ページのURLも共有する。
- 応募・採用の状況。 分かる範囲で、募集期間、応募件数、採用に至った人数など。
- 社内で連絡・確認を担える人。 経営者、現場、総務の分担状況。
- 希望する支援と予算の目安。 未定の項目は、そのまま伝える。
相談時点で、採用計画書や求人原稿を完成させておく必要はありません。「何から始めればよいか」「社内では何を担えるか」を整理するところから相談できます。
よくある質問
採用の進め方が決まっていなくても相談できますか？
はい。当事務所は、課題整理や計画づくりから支援しています。まず、困っている業務、必要な人材、現在の求人などを共有いただき、取り組む順番を一緒に整理します。
外注しても、社内に担当者は必要ですか？
連絡窓口と、募集条件の決定・現場情報の提供・原稿確認を担う人は必要です。兼務でも進められます。必要な時間は依頼する業務や社内体制によって異なるため、契約前に確認しましょう。
求人票やホームページが既にある場合も依頼できますか？
はい。当事務所は、既存の求人票やサイトの改善も支援しています。内容と管理環境を確認し、活用できる部分、不足する情報、改修が必要な箇所を整理します。
社内の体制に合わせて、必要な実務からご相談ください
砂川大輔事務所は、建設業・製造業の中小企業を対象に、採用計画、求人票・サイトの制作と改善、情報発信、担当者育成を支援しています。社内で担えることを確認し、必要な実務と進め方をご提案します。
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現在は満枠のため、支援をご希望の方には受付再開時の通知をご案内しています。
著者：砂川大輔
砂川大輔事務所 代表。内閣府プロフェッショナル人材活用ガイドブック3度掲載。富士通・アマゾンジャパンの正社員として経営戦略やマーケティングに従事。経験を活かし200社超の中小企業の事業に伴走。建設業・製造業の引き合いが多く、採用計画から制作・情報発信・担当者育成まで支援する。1級土木施工管理技士補、甲種危険物取扱者、甲種火薬類取扱保安責任者、第一種衛生管理者、PRプランナー、内部監査士など、建設・製造業の採用に関する資格を保有。